Le contrôle des services d’aide à domicile
Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
Justificatifs administratifs :
- autorisation délivrée par le Président du Conseil Départemental ou agrément délivré par le Préfet
- état récapitulatif des heures facturées/ mois et /familles
- dossiers des familles contenant : les contrats signés avec les familles (TISF et AVS), les pièces justificatives permettant l’ouverture du droit (ex : extrait du jugement de séparation, certificat médical…), les fiches de renseignements administratifs (ex : demande d’intervention), les diagnostics préalables aux interventions des professionnels, les évaluations intermédiaires – optionnelles et les évaluations finales – obligatoires pour les TISF et les AVS)
- organigramme de la structure ou document faisant foi
- planning du personnel
- fiches de poste et dossiers du personnel contenant : les contrats de travail, les diplômes et certificats des personnels
Justificatifs financiers :
- balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
- balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
- grand livre comptable des participations familiales
- extrait de la régie d’enregistrement des recettes « participations familiales »
- pièces justificatives de la comptabilité : uniquement les factures aux familles, les justificatifs d’encaissement des participations familiales, les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
- déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
- journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31.12)
Justificatifs juridiques :
- registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts),
- procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau