Le contrôle des équipements d’accueil du jeune enfant (Eaje)
Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
Justificatifs administratifs :
- agrément PMI
- règlement intérieur
- organigramme de la structure
- état récapitulatif des heures de présence par mois et par famille
- état récapitulatif des heures facturées par mois et par famille
- dossiers des familles contenant :
– les fiches administratives
– les contrats d’accueil
– les pièces justificatives de ressources (copies d’écran Cdap, avis d’imposition et /déductions) - calendrier d’ouverture, places ouvertes / places fermées dans le cadre de l’aide exceptionnelle Covid-19
- historisation annuelle des paramétrages du logiciel de gestion (taux d’effort, ressources plancher et , arrondis des heures réalisées et facturées).
- convention en cas de délégation de service public ou de marché public.
Justificatifs financiers :
- balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
- balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
- ensemble des factures/pièces justificatives comptables
- factures aux familles
- état récapitulatif des participations familiales facturées par mois par famille et par enfant
- justificatifs d’encaissement des participations familiales
- déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
- conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
- document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
- rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations et entreprises)
Justificatifs juridiques :
registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau
Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles
- Consultez le mémento destiné aux gestionnaires d’Eaje