Le contrôle des équipements d’accueil du jeune enfant (Eaje)

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

• agrément PMI
• règlement intérieur
• organigramme de la structure
• état récapitulatif des heures de présence par mois et par famille
• état récapitulatif des heures facturées par mois et par famille
• dossiers des familles contenant :
       – les fiches administratives
       – les contrats d’accueil
       – les pièces justificatives de ressources (copies d’écran Cdap, avis d’imposition et

  Autorisations données par la loi de ne pas respecter le règlement à titre exceptionnel.

  /déductions)
• calendrier d’ouverture, places ouvertes / places fermées dans le cadre de l’aide exceptionnelle Covid-19
• historisation annuelle des paramétrages du logiciel de gestion (taux d’effort, ressources plancher et

  Limite à ne pas dépasser, montant maximal.
  Exemple : Le plafond de ressources est le montant total de vos ressources à ne pas dépasser pour bénéficier d'une prestation.

  , arrondis des heures réalisées et facturées).
• convention en cas de délégation de service public ou de marché public.

Justificatifs financiers :

• balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
• balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
• ensemble des factures/pièces justificatives comptables
• factures aux familles
• état récapitulatif des participations familiales facturées par mois par famille et par enfant
• justificatifs d’encaissement des participations familiales
• déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
• conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
• document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
• rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations et entreprises)

Justificatifs juridiques :

registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

• Consultez le mémento destiné aux gestionnaires d’Eaje

Conservation des pièces justificatives issues des logiciels de gestion

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